Politiques de confidentialité et de protection des données
Trans World Compliance, Inc. (« TWC ») s’engage à protéger votre vie privée et soutient les principes du Règlement général sur la protection des données de l’UE (« RGPD »).
A. AVIS ET CHOIX
Déclaration
La présente déclaration relative aux politiques de confidentialité et de protection des données décrit la manière dont TWC collecte, utilise, partage et transfère des données personnelles, y compris les données personnelles reçues de l’Union européenne, du Royaume-Uni et de la Suisse. Pour plus d’informations sur les données collectées sur nos sites web, veuillez consulter la section « Données que nous collectons » de cette page.
Juridiction
TWC est soumise aux pouvoirs d’enquête et d’exécution de la Commission fédérale du commerce des États-Unis (FTC). Lorsque le RGPD ou une autre loi applicable en matière de protection des données s’applique, TWC est également soumise aux autorités européennes de protection des données compétentes et, en cas de conflit entre la présente politique et cette loi, la loi applicable prévaut.
Champ d’application
Les politiques de confidentialité et de protection des données de TWC s’appliquent à la collecte, à l’utilisation et au partage des données commerciales (données que TWC traite pour le compte de ses clients ou de leurs partenaires) et des données internes (données que TWC collecte pour ses propres besoins internes, telles que les demandes d’informations complémentaires ou les candidatures à un emploi chez TWC).
Processus de collecte de données de TWC
TWC conçoit des solutions B2B qui aident les entreprises à se conformer au FATCA américain, au CRS et à d’autres obligations fiscales internationales. TWC n’a pas accès aux données de ses clients et ne consulte ni n’utilise aucune donnée client sans l’autorisation explicite de ceux-ci, et uniquement dans le but précis d’assurer le support de l’application. Les données traitées comprennent :
- Les informations relatives aux titulaires de comptes, personnes physiques et entités, y compris des informations identifiantes telles que le nom, l’adresse, la date de naissance et les numéros de téléphone
- Les numéros d’identification fiscale (TIN) de ces personnes et entités
- Les informations financières relatives aux comptes détenus par ces personnes et entités
- Si un client transmet des informations personnelles identifiables à un employé à des fins de support, de chargement ou autres, l’employé doit les supprimer après utilisation ou dans un délai de 30 jours, selon la première éventualité.
- Toute transmission de données doit être sécurisée, au minimum, par un chiffrement protégé par mot de passe.
- La durée de conservation légalement requise est d’au moins six ans (elle peut être plus longue selon la législation locale).
- Pour nos solutions cloud, sur demande écrite, TWC supprimera définitivement toutes les données du client de nos serveurs et sauvegardes et le confirmera par écrit.
TWC collecte des informations personnelles à diverses fins internes, telles que les ventes ou les ressources humaines. Ces informations sont collectées uniquement avec le consentement de la personne concernée, se limitent à ce qui est nécessaire à des fins commerciales spécifiques et seront supprimées à la demande de cette personne.
Politiques de TWC relatives aux données et à la confidentialité des utilisateurs finaux
TWC et ses clients sont tous deux responsables de la confidentialité des utilisateurs finaux. TWC fournit des politiques relatives aux données et à la confidentialité des utilisateurs finaux pour ses solutions SaaS, ainsi qu’une politique distincte pour les sites web marketing de TWC (voir « Données que nous collectons »).
TWC exige que ses clients fournissent les avis nécessaires et obtiennent le consentement éclairé de leurs utilisateurs finaux pour la collecte de données au moyen des solutions logicielles de TWC.
TWC supprimera tout ou partie des données d’un client, sur demande écrite de celui-ci, dans un délai de quatorze (14) jours calendaires suivant la demande.
Politiques de TWC relatives aux données des employés et aux données internes
TWC dispose d’une politique relative aux données et à la confidentialité des employés. Les employés de TWC connaissent cette politique et ont été formés à celle-ci ; elle est également disponible sur l’intranet de l’entreprise.
Vos choix
Les personnes peuvent choisir (opt-out) que leurs données personnelles ne soient pas (i) communiquées à un tiers, autre qu’un prestataire de services agissant en tant qu’agent pour le compte de TWC, ou (ii) utilisées à une fin substantiellement différente de celle(s) pour laquelle/lesquelles elles ont été initialement collectées ou ultérieurement autorisées. Pour les données personnelles sensibles, TWC obtiendra le consentement exprès et affirmatif de la personne (opt-in) avant toute communication ou utilisation de ce type.
Les personnes peuvent également se désabonner à tout moment des communications marketing de TWC en utilisant le lien « se désabonner » figurant dans chaque e-mail ou en nous écrivant à info@transworldcompliance.com. Pour exercer l’un de ces choix, veuillez contacter notre Délégué à la protection des données (voir la section G).
Classification des types de données
La direction doit établir des critères permettant de déterminer comment les ensembles de données et les informations de l’environnement doivent être utilisés, traités et protégés, en fonction de leur contenu et de leur niveau de sensibilité pour l’entreprise et pour les clients de TWC.
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Type de données |
Description |
Exemples |
Exigences de traitement |
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Restreint |
Données hautement sensibles qui, si elles étaient compromises, pourraient exposer l’entreprise à un risque financier ou juridique grave. Soumises aux réglementations nationales, fédérales ou internationales en matière de confidentialité. |
Informations personnelles identifiables (PII), données de cartes de crédit, propriété intellectuelle (PI), numéros de sécurité sociale (SSN), informations de santé protégées (PHI). |
Chiffrement obligatoire (AES-256) au repos et en transit. Accès strictement limité selon le principe du « besoin d’en connaître ». |
B. RESPONSABILITÉ EN CAS DE TRANSFERTS ULTÉRIEURS
Afin de traiter efficacement les données pour le compte de ses clients et de remplir leurs obligations de conformité, le logiciel de TWC doit partager des données avec certaines autorités fiscales. Dans tous les cas et pour chaque transfert, le client doit initier explicitement le transfert. À l’exception de la déclaration fiscale susmentionnée, TWC n’a pas accès aux données de ses clients et ne les transmet ni ne les partage avec aucune autre entreprise, à quelque fin que ce soit.
En ce qui concerne les données internes, TWC peut partager certaines données avec des prestataires externes (par exemple, pour la vérification des antécédents des employés). Tous les employés seront spécifiquement informés de tout partage de données. TWC ne partagera des données qu’en cas de nécessité et uniquement avec des entreprises qui respectent ses politiques de confidentialité des données. Les données marketing collectées par TWC peuvent être partagées avec des partenaires, sous réserve des choix décrits à la section A.
Lorsque TWC transfère des données personnelles à un tiers agissant en tant qu’agent pour son compte, TWC exige que cet agent offre au moins le même niveau de protection de la vie privée que celui décrit dans la présente politique. TWC demeure responsable du traitement des données personnelles qu’elle transfère à ces agents si ceux-ci les traitent d’une manière incompatible avec la présente politique, sauf si TWC prouve qu’elle n’est pas responsable du fait à l’origine du dommage.
C. SÉCURITÉ
TWC prend des mesures raisonnables et appropriées pour protéger les données personnelles contre la perte, l’utilisation abusive et l’accès, la divulgation, l’altération et la destruction non autorisés, en tenant compte des risques inhérents et de la nature des données personnelles concernées.
TWC est une entreprise SaaS qui opère dans des centres de données privés cloisonnés ainsi que dans le cloud public. Les données collectées par TWC sont hébergées dans des sites sécurisés exploités par Amazon Web Services (États-Unis, Canada, Brésil), Art Motion (Suisse) et SALT (Îles Caïmans). D’autres fournisseurs de centres de données pourront être ajoutés à l’avenir.
D. INTÉGRITÉ DES DONNÉES ET LIMITATION DES FINALITÉS
L’engagement de TWC en matière de données exclut expressément toute propriété des données au profit du client de TWC. En outre, c’est le client de TWC, et non TWC, qui détermine les « finalités et moyens » du traitement des données, y compris leur conservation et leur suppression. Au sens du droit de l’UE, TWC est le « sous-traitant » qui traite les données sur instruction du client, ou « responsable du traitement » (l’entité qui détermine les « finalités et moyens » du traitement concerné).
E. ACCÈS
Les personnes ont le droit d’accéder aux données personnelles que TWC détient à leur sujet, et de les corriger, les modifier ou les supprimer lorsqu’elles sont inexactes ou ont été traitées en violation de la présente politique.
Pour les données personnelles que TWC collecte à des fins internes (telles que les ventes et les ressources humaines), TWC donnera suite aux demandes de consultation, de correction ou de suppression de ces données. Pour formuler une demande, veuillez contacter notre Délégué à la protection des données à l’adresse info@transworldcompliance.com (voir la section G). Nous répondrons dans un délai raisonnable.
En ce qui concerne les données clients, TWC traite des données pour le compte de ses clients professionnels et n’est pas une entreprise en relation directe avec les utilisateurs finaux. Pour toute demande d’accès ou d’effacement concernant des données clients, TWC orientera la personne vers le client de TWC qui entretient la relation directe avec la personne ou l’entité concernée, et assistera ce client dans le traitement de la demande.
TWC ne donnera suite à aucune demande d’accès de tiers aux données clients sans instructions explicites et écrites du client de TWC.
F. NOTIFICATION
Dans l’éventualité peu probable d’une violation de sécurité, dans les 24 heures suivant sa découverte, Trans World Compliance en informera les propriétaires des données concernées et, lorsque la loi l’exige, les autorités de protection des données compétentes.
G. RECOURS ET APPLICATION
Pour toute question ou réclamation, veuillez contacter notre Délégué à la protection des données :
Délégué à la protection des données
Trans World Compliance, Inc.
1829 Greenplace Terrace
Rockville, MD 20850
États-Unis
Téléphone : +1 301-825-5137
E-mail : info@transworldcompliance.com
Lorsque les autres voies de recours prévues par le droit de l’UE ont été épuisées, ou lorsque la réclamation n’a pu être résolue par aucun autre moyen, TWC offrira aux utilisateurs finaux des États-Unis et de l’UE la possibilité d’un arbitrage contraignant.
La responsabilité est limitée aux conditions contractuelles de TWC ou aux sanctions prévues par la loi applicable (y compris le RGPD), le montant le plus élevé étant retenu.
H. DIVULGATION AUX AUTORITÉS
TWC peut divulguer des données personnelles en réponse à des demandes légitimes d’autorités publiques, y compris pour satisfaire à des exigences de sécurité nationale ou d’application de la loi. Sauf interdiction expresse de la loi ou si cela contrevenait à une ordonnance, TWC informera les clients concernés de toute divulgation de ce type.
I. CONSERVATION ET SÉCURITÉ DES DONNÉES
TWC n’a pas d’accès direct aux données clients permettant une identification personnelle dans nos applications cloud ou installées. Si un client donne accès à des données ou en envoie au personnel de TWC :
Conservation des données des installations cloud :
Toute question relative à la conservation ou à la sécurité des données doit être adressée au Délégué à la protection des données.
Données que nous collectons
Pourquoi collectons-nous des informations sur les Sites web ?
Nous collectons les informations que vous nous fournissez volontairement lorsque vous visitez les Sites web pour en savoir plus sur TWC et ses produits, l’entreprise, les opportunités d’investissement ou pour d’autres informations. Le type d’informations collectées dépend de votre demande. Par exemple, si vous vous abonnez à une newsletter de TWC, nous vous demanderons votre nom et votre adresse e-mail. En revanche, si vous envisagez de travailler chez TWC et soumettez une candidature, nous collecterons d’autres informations, telles que votre adresse et votre numéro de téléphone.
Quelles informations TWC collecte-t-elle sur les Sites web ?
Lorsque vous visitez les Sites web, nous collectons automatiquement des informations sur votre ordinateur ou votre appareil et sur votre utilisation des Sites web, afin de vous reconnaître en tant qu’utilisateur final et d’optimiser votre expérience. Nous conservons ces informations dans des fichiers journaux et pouvons les partager avec des partenaires, des sociétés affiliées et d’autres fournisseurs qui nous aident à analyser les tendances générales d’activité, à administrer les Sites web, à suivre l’activité des utilisateurs à des fins d’analyse et à recueillir des informations démographiques sur l’ensemble de nos utilisateurs. Nous pouvons recevoir de ces entreprises des rapports fondés sur l’utilisation de ces technologies, sur une base individuelle ou agrégée.
Voici les catégories d’informations susceptibles d’être collectées à partir de votre appareil par les Sites web, ou par des partenaires, sociétés affiliées et autres fournisseurs agissant pour notre compte :
- Le type de navigateur utilisé pour accéder aux Sites web
- Les moments où vous avez accédé aux Sites web
- L’adresse IP de l’appareil utilisé pour accéder aux Sites web
- Les pages des Sites web que vous avez consultées
- Les pages que vous avez visitées avant d’arriver sur les Sites web
- Des informations sur l’ordinateur ou l’appareil mobile utilisé pour accéder aux Sites web : modèle de matériel, système d’exploitation et version, et informations sur le réseau mobile. TWC utilise diverses technologies pour collecter ces données, notamment des cookies, balises, tags et scripts
- Veiller à ce que nos Sites web restent adaptés à vos besoins et faciles à utiliser, grâce à des analyses et à d’autres données sur votre utilisation en tant qu’utilisateur final
- Vous envoyer des newsletters, blogs et autres contenus de TWC en réponse à votre demande
- Vous envoyer des confirmations, factures, avis techniques, mises à jour, alertes de sécurité et tout autre message de support ou administratif lié à votre demande ou à votre achat de produits et services de TWC
- Vous informer des nouveaux produits, offres spéciales et promotions susceptibles d’être proposés par TWC et nos partenaires sélectionnés
- Vous tenir informé des événements promotionnels de TWC
- Vous contacter au sujet d’un poste chez TWC pour lequel vous avez précédemment postulé
Comment utilisons-nous les informations collectées sur les Sites web ?
Nous utilisons les informations collectées sur les Sites web à diverses fins selon votre demande, notamment :
Sous-traitants tiers
Nos partenaires et prestataires de services, soigneusement sélectionnés, peuvent traiter des informations personnelles vous concernant pour notre compte, sous réserve des protections décrites dans la présente politique.