Datenschutzrichtlinien

    In dieser Datenschutzerklärung wird dargelegt, auf welcher Grundlage wir alle Informationen, die wir von Ihnen sammeln oder die Sie uns zur Verfügung stellen, verarbeiten.

    Datenschutzrichtlinien

    Trans World Compliance, Inc. („TWC“) ist dem Schutz Ihrer Privatsphäre verpflichtet und unterstützt die Grundsätze der Datenschutz-Grundverordnung der EU („DSGVO“).

    A. INFORMATION UND WAHLMÖGLICHKEIT

    Erklärung

    Diese Erklärung zu den Datenschutzrichtlinien beschreibt, wie TWC personenbezogene Daten erhebt, verwendet, weitergibt und übermittelt, einschließlich personenbezogener Daten, die aus der Europäischen Union, dem Vereinigten Königreich und der Schweiz empfangen werden. Informationen zu den auf unseren Websites erhobenen Daten finden Sie im Abschnitt „Welche Daten wir erheben“ auf dieser Seite.

    Zuständigkeit

    TWC unterliegt den Untersuchungs- und Durchsetzungsbefugnissen der US-amerikanischen Federal Trade Commission (FTC). Soweit die DSGVO oder ein anderes anwendbares Datenschutzrecht gilt, unterliegt TWC zudem den zuständigen europäischen Datenschutzbehörden; bei Widersprüchen zwischen dieser Richtlinie und diesem Recht ist das anwendbare Recht maßgeblich.

    Geltungsbereich

    Die Datenschutzrichtlinien von TWC gelten für die Erhebung, Verwendung und Weitergabe von kommerziellen Daten (Daten, die TWC im Auftrag seiner Kunden oder deren Partner verarbeitet) und internen Daten (Daten, die TWC für eigene interne Zwecke erhebt, etwa Anfragen nach weiteren Informationen oder Bewerbungen bei TWC).

    Datenerhebungsprozesse von TWC

    TWC entwickelt B2B-Lösungen, die Unternehmen bei der Einhaltung von US-FATCA, CRS und anderen internationalen steuerlichen Pflichten unterstützen. TWC hat keinen Zugriff auf die Daten seiner Kunden und sieht oder verwendet keine Kundendaten ohne deren ausdrückliche Genehmigung, und dies ausschließlich zum konkreten Zweck des Anwendungssupports. Zu den verarbeiteten Daten gehören:

    • Informationen zu Kontoinhabern (natürliche Personen und Rechtsträger), einschließlich identifizierender Angaben wie Name, Anschrift, Geburtsdatum und Telefonnummern
    • Steueridentifikationsnummern (TIN) der genannten Personen und Rechtsträger
    • Finanzinformationen zu Konten dieser Personen und Rechtsträger
    • Übermittelt ein Kunde personenbezogene identifizierende Informationen zu Support-, Lade- oder sonstigen Zwecken an einen Mitarbeiter, muss dieser sie nach der Verwendung oder innerhalb von 30 Tagen löschen, je nachdem, was früher eintritt.
    • Jede Datenübertragung muss mindestens durch passwortgeschützte Verschlüsselung gesichert sein.
    • Die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens sechs Jahre (nach lokalem Recht kann sie länger sein).
    • Bei unseren Cloud-Lösungen löscht TWC auf schriftliches Verlangen sämtliche Kundendaten dauerhaft von unseren Servern und Backups und bestätigt dies schriftlich.

    TWC erhebt personenbezogene Daten für verschiedene interne Zwecke, etwa Vertrieb oder Personalwesen. Diese Daten werden nur mit Einwilligung der betroffenen Person erhoben, beschränken sich auf das für konkrete Geschäftszwecke Erforderliche und werden auf Verlangen der betroffenen Person gelöscht.

    Richtlinien von TWC zu Daten und Datenschutz von Endnutzern

    Sowohl TWC als auch seine Kunden sind für den Datenschutz der Endnutzer verantwortlich. TWC stellt Richtlinien zu Daten und Datenschutz für Endnutzer seiner SaaS-Lösungen sowie eine gesonderte Richtlinie für die Marketing-Websites von TWC bereit (siehe „Welche Daten wir erheben“).

    TWC verlangt von seinen Kunden, die erforderlichen Hinweise bereitzustellen und die informierte Einwilligung ihrer Endnutzer für die Datenerhebung mittels der Softwarelösungen von TWC einzuholen.

    TWC löscht auf schriftliches Verlangen eines Kunden sämtliche oder einzelne Kundendaten innerhalb von vierzehn (14) Kalendertagen nach Eingang des Verlangens.

    Richtlinien von TWC zu Mitarbeiterdaten und internen Daten

    TWC verfügt über eine Richtlinie zu Daten und Datenschutz für Mitarbeiter. Die Mitarbeiter von TWC kennen diese Richtlinie und wurden darin geschult; sie ist zudem im Intranet des Unternehmens verfügbar.

    Ihre Wahlmöglichkeiten

    Betroffene Personen können widersprechen (Opt-out), dass ihre personenbezogenen Daten (i) an Dritte weitergegeben werden, ausgenommen Dienstleister, die als Beauftragte im Namen von TWC handeln, oder (ii) für einen Zweck verwendet werden, der sich wesentlich von dem Zweck unterscheidet, für den sie ursprünglich erhoben oder später genehmigt wurden. Bei sensiblen personenbezogenen Daten holt TWC vor einer solchen Weitergabe oder Verwendung die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person ein (Opt-in).

    Betroffene Personen können sich zudem jederzeit von Marketingmitteilungen von TWC abmelden, indem sie den in jeder E-Mail enthaltenen Link „Abmelden“ verwenden oder uns unter info@transworldcompliance.com kontaktieren. Um eine dieser Wahlmöglichkeiten auszuüben, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Abschnitt G).

    Klassifizierung von Datentypen

    Die Geschäftsleitung muss Kriterien festlegen, nach denen bestimmt wird, wie Datensätze und Informationen innerhalb der Umgebung verwendet, behandelt und geschützt werden, abhängig von ihrem Inhalt und ihrer Sensibilität für das Unternehmen und die Kunden von TWC.

    Datentyp

    Beschreibung

    Beispiele

    Anforderungen an die Handhabung

    Vertraulich (eingeschränkt)

    Hochsensible Daten, deren Kompromittierung das Unternehmen einem erheblichen finanziellen oder rechtlichen Risiko aussetzen könnte. Unterliegen bundesstaatlichen, bundesweiten oder internationalen Datenschutzvorschriften.

    Personenbezogene identifizierende Informationen (PII), Kreditkartendaten, geistiges Eigentum, US-Sozialversicherungsnummern (SSN), geschützte Gesundheitsdaten (PHI).

    Verpflichtende Verschlüsselung (AES-256) im Ruhezustand und bei der Übertragung. Zugriff streng nach dem „Need-to-know“-Prinzip.

    B. VERANTWORTLICHKEIT BEI WEITERÜBERMITTLUNGEN

    Um Daten im Auftrag seiner Kunden wirksam zu verarbeiten und deren Compliance-Pflichten zu erfüllen, muss die Software von TWC Daten mit bestimmten Steuerbehörden austauschen. In allen Fällen und für jede Übermittlung muss der Kunde die Übermittlung ausdrücklich veranlassen. Abgesehen von der genannten steuerlichen Meldung hat TWC keinen Zugriff auf Kundendaten und leitet diese zu keinem Zweck an andere Unternehmen weiter oder gibt sie weiter.

    Bei internen Daten kann TWC bestimmte Daten an externe Dienstleister weitergeben (zum Beispiel für Hintergrundprüfungen von Mitarbeitern). Alle Mitarbeiter werden über jede Weitergabe von Daten gesondert informiert. TWC gibt Daten nur weiter, wenn dies erforderlich ist, und nur an Unternehmen, die die Datenschutzrichtlinien von TWC einhalten. Von TWC erhobene Marketingdaten können vorbehaltlich der in Abschnitt A beschriebenen Wahlmöglichkeiten an Partner weitergegeben werden.

    Übermittelt TWC personenbezogene Daten an einen Dritten, der als Beauftragter in seinem Namen handelt, verlangt TWC, dass dieser mindestens das in dieser Richtlinie beschriebene Datenschutzniveau gewährleistet. TWC bleibt für die Verarbeitung der an solche Beauftragten übermittelten personenbezogenen Daten verantwortlich und haftbar, wenn diese die Daten in einer mit dieser Richtlinie unvereinbaren Weise verarbeiten, es sei denn, TWC weist nach, dass es für das schadensbegründende Ereignis nicht verantwortlich ist.

    C. SICHERHEIT

    TWC trifft angemessene und geeignete Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch sowie unbefugtem Zugriff, unbefugter Offenlegung, Veränderung und Zerstörung zu schützen, unter Berücksichtigung der damit verbundenen Risiken und der Art der betroffenen personenbezogenen Daten.

    TWC ist ein SaaS-Unternehmen, das sowohl in abgeschotteten privaten Rechenzentren als auch in der Public Cloud tätig ist. Die von TWC erhobenen Daten werden an sicheren Standorten gehostet, die von Amazon Web Services (USA, Kanada, Brasilien), Art Motion (Schweiz) und SALT (Kaimaninseln) betrieben werden. Weitere Rechenzentrumsanbieter können künftig hinzukommen.

    D. DATENINTEGRITÄT UND ZWECKBINDUNG

    Die Datenzusage von TWC verzichtet ausdrücklich auf das Eigentum an den Daten zugunsten des TWC-Kunden. Zudem bestimmt der TWC-Kunde, nicht TWC, die „Zwecke und Mittel“ der Datenverarbeitung, einschließlich der Aufbewahrung und Löschung der Daten. Nach EU-Recht ist TWC „Auftragsverarbeiter“, der Daten auf Weisung des Kunden bzw. des „Verantwortlichen“ verarbeitet (der Stelle, die über die „Zwecke und Mittel“ der betreffenden Verarbeitung entscheidet).

    E. AUSKUNFT UND ZUGANG

    Betroffene Personen haben das Recht, auf die personenbezogenen Daten zuzugreifen, die TWC über sie speichert, und diese zu berichtigen, zu ändern oder zu löschen, wenn sie unrichtig sind oder unter Verstoß gegen diese Richtlinie verarbeitet wurden.

    Bei personenbezogenen Daten, die TWC für interne Zwecke erhebt (etwa Vertrieb und Personalwesen), kommt TWC Anfragen auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung dieser Daten nach. Für eine Anfrage wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter info@transworldcompliance.com (siehe Abschnitt G). Wir antworten innerhalb einer angemessenen Frist.

    Bei Kundendaten verarbeitet TWC Daten im Auftrag seiner Geschäftskunden und ist kein endnutzerorientiertes Unternehmen. Bei Auskunfts- oder Löschungsersuchen zu Kundendaten verweist TWC die betroffene Person an den TWC-Kunden, der die direkte Beziehung zu der betreffenden Person oder dem betreffenden Rechtsträger unterhält, und unterstützt diesen Kunden bei der Beantwortung des Ersuchens.

    TWC kommt Anfragen Dritter auf Zugriff auf Kundendaten nur mit ausdrücklicher schriftlicher Weisung des TWC-Kunden nach.

    F. BENACHRICHTIGUNG

    Im unwahrscheinlichen Fall einer Sicherheitsverletzung benachrichtigt Trans World Compliance innerhalb von 24 Stunden nach deren Entdeckung die Inhaber der betroffenen Daten sowie, soweit gesetzlich vorgeschrieben, die zuständigen Datenschutzbehörden.

    G. RECHTSBEHELFE UND DURCHSETZUNG

    Bei Fragen oder Beschwerden wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:

    Datenschutzbeauftragter
    Trans World Compliance, Inc.
    1829 Greenplace Terrace
    Rockville, MD 20850
    USA
    Telefon: +1 301-825-5137
    E-Mail:     info@transworldcompliance.com

    Wenn andere Rechtsbehelfe nach EU-Recht ausgeschöpft sind oder die Beschwerde auf keinem anderen Weg gelöst werden konnte, bietet TWC Endnutzern in den USA und der EU die Möglichkeit eines verbindlichen Schiedsverfahrens.

    Die Haftung ist auf die Vertragsbedingungen von TWC oder die im anwendbaren Recht (einschließlich der DSGVO) vorgesehenen Sanktionen beschränkt, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

    H. OFFENLEGUNG GEGENÜBER BEHÖRDEN

    TWC kann personenbezogene Daten auf rechtmäßige Anfragen von Behörden offenlegen, auch zur Erfüllung von Anforderungen der nationalen Sicherheit oder der Strafverfolgung. Sofern dies nicht ausdrücklich gesetzlich verboten ist oder gegen eine Anordnung verstoßen würde, informiert TWC die betroffenen Kunden über eine solche Offenlegung.

    I. AUFBEWAHRUNG UND DATENSICHERHEIT

    TWC hat keinen direkten Zugriff auf personenbezogene identifizierende Kundendaten in unseren Cloud- oder installierten Anwendungen. Gewährt ein Kunde Zugriff oder sendet er Daten an TWC-Mitarbeiter:

    Datenaufbewahrung bei Cloud-Installationen:

    Fragen zur Datenaufbewahrung oder Datensicherheit richten Sie bitte an den Datenschutzbeauftragten.

    Welche Daten wir erheben

    Warum erheben wir Informationen auf den Websites?

    Wir erheben die Informationen, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen, wenn Sie die Websites besuchen, um mehr über TWC und seine Produkte, das Unternehmen, Investitionsmöglichkeiten oder sonstige Informationen zu erfahren. Die Art der erhobenen Informationen hängt von Ihrer Anfrage ab. Wenn Sie beispielsweise einen TWC-Newsletter abonnieren, fragen wir nach Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse. Wenn Sie hingegen eine Tätigkeit bei TWC in Betracht ziehen und eine Bewerbung einreichen, erheben wir weitere Angaben wie Ihre Anschrift und Telefonnummer.

    Welche Informationen erhebt TWC auf den Websites?

    Wenn Sie die Websites besuchen, erheben wir automatisch Informationen über Ihren Computer oder Ihr Gerät und Ihre Nutzung der Websites, um Sie als Endnutzer zu erkennen und Ihr Nutzungserlebnis entsprechend zu optimieren. Wir speichern diese Informationen in Protokolldateien und können sie an Partner, verbundene Unternehmen und andere Anbieter weitergeben, die uns dabei helfen, allgemeine Aktivitätstrends zu analysieren, die Websites zu verwalten, die Aktivität der Endnutzer zu Analysezwecken zu verfolgen und demografische Informationen über unsere Nutzerbasis insgesamt zu sammeln. Wir können von diesen Unternehmen Berichte auf Grundlage der Nutzung dieser Technologien auf individueller oder aggregierter Basis erhalten.

    Folgende Kategorien von Informationen können von den Websites oder von Partnern, verbundenen Unternehmen und anderen in unserem Auftrag handelnden Anbietern von Ihrem Gerät erhoben werden:

    • Der Browsertyp, mit dem Sie auf die Websites zugegriffen haben
    • Die Zeitpunkte, zu denen Sie auf die Websites zugegriffen haben
    • Die IP-Adresse des Geräts, mit dem Sie auf die Websites zugegriffen haben
    • Die Seiten der Websites, die Sie aufgerufen haben
    • Die Seiten, die Sie vor dem Aufruf der Websites besucht haben
    • Informationen über den Computer oder das Mobilgerät, mit dem Sie auf die Websites zugreifen: Hardwaremodell, Betriebssystem und Version sowie Informationen zum Mobilfunknetz. TWC verwendet verschiedene Technologien zur Erhebung dieser Daten, darunter Cookies, Beacons, Tags und Skripte
    • Um sicherzustellen, dass unsere Websites Ihren Bedürfnissen entsprechen und benutzerfreundlich bleiben, durch Analysen und andere Daten zu Ihrer Nutzung als Endnutzer
    • Zur Bereitstellung von TWC-Newslettern, Blogs und anderen Inhalten auf Ihre Anfrage
    • Zur Übermittlung von Bestätigungen, Rechnungen, technischen Hinweisen, Updates, Sicherheitswarnungen und allen sonstigen Support- und Verwaltungsnachrichten im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage oder Ihrem Kauf von TWC-Produkten und -Dienstleistungen
    • Um Sie über neue Produkte, Sonderangebote und Aktionen von TWC und unseren ausgewählten Partnern zu informieren
    • Um Sie über Werbeveranstaltungen von TWC auf dem Laufenden zu halten
    • Um Sie bezüglich einer offenen Stelle bei TWC zu kontaktieren, auf die Sie sich zuvor beworben haben

    Wie verwenden wir die auf den Websites erhobenen Informationen?

    Wir verwenden die auf den Websites erhobenen Informationen je nach Ihrer Anfrage für verschiedene Zwecke, unter anderem:

    Externe Auftragsverarbeiter

    Unsere sorgfältig ausgewählten Partner und Dienstleister können in unserem Auftrag personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, vorbehaltlich der in dieser Richtlinie beschriebenen Schutzmaßnahmen.